個人情報保護方針

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個人情報保護方針

東京建物不動産投資顧問株式会社は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性に鑑み、個人情報の保護に関する法律、個人情報の保護に関する法律施行令その他関連する法令等の内容を遵守するとともに、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

なお、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める個人番号及び特定個人情報の保護に関しては、「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」もご覧ください。

方針

  1. 個人情報の取扱いに関する規程等の策定と継続的な改善 当社は、役職員等に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に取扱うために規程等(本方針、個人情報取扱規程及びその他の規程・マニュアルを含む。)を策定し、その内容を継続的に改善します。
  2. 規程等に従った個人情報の適切な取扱い当社は、個人情報取扱規程及びその他の規程・マニュアルに従い、各部門の業務内容及び規模を考慮した管理体制を確立し、個人情報を適正に取得、利用、提供するとともに、情報主体(本人)からの個人情報の開示や訂正等の求めに対して適切な対応を行います。
  3. 個人情報の正確性・安全性の確保 当社は、個人情報の正確性・安全性を確保するため、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めるとともに、組織的・人的・物理的・技術的に適切な安全管理措置を講じて、個人情報の漏洩、滅失又は毀損等の防止に努めます。

個人情報の利用目的

当社が取得する個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

  1. 当社事業(※1)に関する顧客動向分析及び商品開発等の調査分析
  2. 当社事業(※1)に関する利害関係者の確定及び事業推進に伴う各種案内(※2)
  3. 当社事業(※1)に関する営業活動(※2)
  4. 当社事業(※1)に関する申込・契約等における本人確認及び信用調査
  5. 当社事業(※1)に関する申込・契約等の履行に伴う各種案内(※2)
  6. 当社事業(※1)に関する顧客満足度等のアンケート調査の案内(※2)
  7. 当社の広報活動(会社情報の提供(※2)並びにイベント及びアンケート調査等の案内(※2))
  8. 当社の株主の確定並びに株主に対する発行会社としての各種案内(※2)
  9. 当社への来訪者の確認及び来訪者への対応内容の記録
  10. 当社の業務への従業者(役員、従業員、派遣社員、出向者等)の採用活動(選考及び採用情報の提供(※2))
  11. 当社事業(※1)の推進及び(1)~(10)の利用目的の達成に必要な範囲内での個人情報の第三者への開示・提供 但し、個人情報の提供に際して、上記の利用目的とは異なる利用目的が情報主体(本人)に通知又は明示された場合は、その利用目的が上記の利用目的に優先します。

個人情報の第三者への開示・提供

当社が取得した個人情報は、以下の場合に、住所、氏名、不動産情報、応対内容等の所要項目について、手交、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等で第三者に提供されることがあります。なお、情報主体(本人)からの申出があった場合は、開示・提供は停止します。但し、内容によっては要望に応じられない場合があります。

  1. 本人の同意を得ている場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要があり、個人情報の開示・提供について本人の同意を得ることが困難な場合
  4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
  5. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、個人情報の開示・提供について本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  6. 当社事業(※1)の推進及び利用目的の達成に必要な範囲内での第三者への開示・提供 (個人情報を開示・提供する第三者の例示)
    • 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者
    • 利用目的の達成に必要な範囲内で業務を委託した場合の当該業務の委託先
    • 当社事業(※1)の範囲内で業務の委託を受けた場合の当該業務の委託元
    • 当社事業(※1)の推進に伴い発生する契約の相手先及び見込先
    • 当社事業(※1)の推進に伴い新聞・雑誌・インターネット等での広告等を行う場合の当該広告等の掲載業者及び団体
    • 当社事業(※1)の推進に伴い発生する登記等にかかる司法書士等
    • 当社事業(※1)の推進に伴い発生する融資等にかかる金融機関等
    • 不動産の仲介等を営む宅地建物取引業者及び指定流通機構
      (宅地建物取引業法により国土交通大臣の指定を受けた機構)

※不動産の仲介等を依頼された場合、契約の相手先を探すために、依頼された不動産情報等を他の宅地建物取引業者や指定流通機構に提供する場合があります。また、他の宅地建物取引業者や指定流通機構から取得した不動産情報等を不動産取引の希望者や他の宅地建物取引業者に提供する場合があります。

指定流通機構についての詳細は、東日本不動産流通機構のホームページ等を参照してください。

※1)当社事業とは、1)不動産の売買、交換、賃貸及びそれらの代理若しくは媒介、2)不動産信託受益権の売買及びその代理若しくは媒介、3)不動産や不動産信託受益権等の保有、管理、運用及び処分、4) 不動産や不動産信託受益権等を投資対象とするファンド等へのアレンジメント、投資助言、投資運用、コンサルティング、5)不動産小口化・不動産証券化、不動産投資顧問業、金融商品取引業に関連する事業をいいます。

※2)営業活動・各種案内・各種情報の提供は、訪問、はがき・ダイレクトメールの送付、電話、電子メールの送信等の方法で行います。

個人情報に関するお問い合わせ

個人情報の取扱い全般、並びに、提供された個人情報に対する質問や開示、訂正、利用停止等の請求に関するお問い合わせにつきましては、下記にて承っております。

[問い合わせ先] 東京建物不動産投資顧問 企画・管理部 個人情報担当
電話:03-3548-3351
電子メールアドレス:kikakukanri@tt-ia.com

[開示等をお求めの場合]
  1. 開示等のご請求
    開示等のご請求は上記問い合わせ先で承っております。その際は、申請書を郵送させていただくため、お名前・ご住所・ご連絡先をお申し出ください。
  2. 開示等手続きに際しご提出いただくもの
    当社より、「保有個人データ開示等申請書」を郵送させていただきます。申請書へ所定の事項をご記載いただき、本人確認書類を同封し当社へご返送ください。
    詳細は申請書の記載事項をご確認ください。
  3. 代理人によるご請求の場合
    ①委任による代理人
    ②法定代理人
    上記代理人によるご請求の場合には、「2.開示等手続きに際しご提出いただくもの」に加え、代理人であることが確認できる書類及び代理人本人の本人確認書類を同封してください。
    詳細は申請書の記載事項をご確認ください。
  4. 手数料
    手数料はかかりません。但し、申請書返送時等の郵送料につきましてはご負担願います。
  5. 回答の方法
    申請書にご記載の宛先へ書面により回答をさせていただきます。
  6. 開示等請求時に取得した個人情報の利用目的について
    開示等請求に取得した個人情報は、開示等請求時に必要な範囲内でのみ取り扱わせていただきます。

また、当社は認定個人情報保護団体である下記協会の会員です。下記協会では、会員の個人情報の取扱いについての苦情・相談を受け付けています。

  • 一般社団法人日本投資顧問業協会 事務局苦情相談室(個人情報担当)
    電話:03-3663-0505
    受付時間:土日祝祭日を除く午前9時から午後5時まで

  • 一般社団法人投資信託協会 投資者相談室
    電話:03-5614-8440
    受付時間:土日祝祭日を除く午前9時から午後5時まで

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

  1. (事業者の名称)
    東京建物不動産投資顧問株式会社
  2. (関係法令・ガイドライン等の遵守)
    当社は、個人番号及び特定個人情報(以下、「特定個人情報等」という。)の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、及び「(別冊)金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」、並びに「個人情報の保護に関する法律」、「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」及び「金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理措置等についての実務指針」等を遵守します。
  3. (安全管理措置に関する事項)
    当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、別途「特定個人情報等取扱規程」を定め、これを遵守します。
  4. (継続的改善)
    当社は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に改善するよう努めます。
  5. (質問及び苦情処理の窓口)
    当社の特定個人情報等の取り扱いに関する質問又は苦情につきましては、以下にお問い合わせください。

    [窓口]  東京建物不動産投資顧問株式会社 企画・管理部
    電話番号:03-3548-3351 
    電子メールアドレス:kikakukanri@tt-ia.com

特定個人情報等の利用目的

当社が取得する特定個人情報等の利用目的は、以下のとおりです。

① 雇用保険届出事務(※)
② 健康保険・厚生年金保険届出事務(※)
③ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④ 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
⑤ 国民年金の第3号被保険者の届出事務
⑥ 報酬・料金等の支払調書作成事務
⑦ 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
⑧ 不動産の使用料等の支払調書作成事務
⑨ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
⑩ 上記①~⑨に付随して行う事務
(※①及び②の事務には、適用、給付及び助成金に関する事務を含む。)

以上